+47 416 91 123
+47 416 91 123

PERSONVERNERKLÆRING FOR ADVOKATFIRMAET KOLBJØRNSEN CYVIN AS
Sist endret:22.09.2020

Denne personvernerklæringen gjelder for Advokatfirmaet Kolbjørnsen Cyvin AS (“vi” eller “oss”). Vi er behandlingsansvarlige for behandlingen av personopplysninger som er beskrevet i denne personvernerklæringen. Du finner kontaktinformasjonen vår nedenfor og er alltid velkommen til å ta kontakt med oss dersom du har spørsmål vedrørende vår behandling av personopplysninger.

1- Hvem vi behandler personopplysninger om
Denne personvernerklæringen retter seg mot vår behandling av personopplysninger om eksisterende og
potensielle klienter, herunder følgende personer

  • Privatkunder
  • Klienter i straffesaker
  • Kontaktpersoner hos virksomhetsklienter
  • Kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere
  • Personer som er involvert i saker vi behandler
  • Andre personer som er omtalt i saksdokumenter vi får tilgang til
  • Besøkende på vår nettside

2- Formål, typer personopplysninger og rettslig grunnlag
Nedenfor har vi gitt en oversikt over hvilke formål vi behandler personopplysninger for, hvilke typer personopplysninger vi behandler og det rettslige grunnlaget for behandlingen.
Etablering av klientforhold: Når vi kontaktes av en klient med forespørsel om vi kan ta et oppdrag, foretar vi en uavhengighetssjekk internt (konfliktavklaring) før vi eventuelt sier ja til oppdraget. Uavhengighetssjekken tjener et legitimt formål og har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). Konfliktsjekk av klienter omfatter som regel fullt navn, kontaktinformasjon, hva saken gjelder og, hvis relevant, kredittverdighet. I tilknytning til etableringen av et klientforhold vil vi foreta en kundekontroll i samsvar med reglene i
hvitvaskingsloven. Vi vil i den forbindelse innhente identifikasjonspapirer til klienten og den/de som eventuelt opptrer på klientens vegne, personopplysninger som omfattes av informasjon om den konkrete saken og involverte parter, samt andre opplysninger som oppgis ved henvendelse til oss eller som er nødvendige for at vi kan ta stilling til om vi kan påta oss oppdraget.

Kundekontrollen er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser etter hvitvaskingsloven, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c.

Dersom vi kan ta oppdraget, registreres de opplysninger som er nødvendige for at vi kan følge opp henvendelser, utføre aktiviteter eller tjenester, herunder kontaktinformasjon for våre klienter. Hvilke kategorier av personvernopplysninger som samles inn i forbindelse med advokatoppdrag vil variere med oppdragets omfang og karakter, men omfatter vanligvis navn, postadresse, postnr.-/sted, telefon/mobilnummer, e-postadresse og fødselsnummer. Vi vil hovedsakelig innhente personopplysninger fra klienten selv, men kan i enkelte tilfeller innhente personopplysninger fra tredjeparter, offentlige myndigheter og offentlig tilgjengelige kilder. Formålet med vår behandling av personopplysninger er å sikre at vi utfører våre advokatoppdrag på en sikker og hensiktsmessig måte i tråd med gjeldende lovgivning og avtalen med klienten. Registreringen av kontaktopplysninger er for privatkunder nødvendig for å kunne inngå avtale med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b. Ved advokatoppdrag for virksomhetsklienter er det nødvendig å behandle personopplysninger om kontaktpersoner hos klient. Behandlingen gjelder navn på kontaktpersoner, telefon/mobilnummer og e-postadresse, og eventuelt nødvendig legitimasjon. For virkssomhetskunder bygger registreringen av kontaktopplysninger på en interesseavveining, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

Sakshåndtering og opplysninger om motpart og andre tredjepersoner: Ved håndtering av saker vil vi behandle personopplysninger som er relevant for den sak og sakstype som behandles. Hvilke personopplysninger som er relevante og nødvendige vil derfor variere fra sak til sak.

Enkelte advokatoppdrag innebærer at vi får tilgang til personopplysninger om parter eller andre enkeltpersoner som berøres av en sak. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter klienten oversender eller annen korrespondanse i saken. Det kan for eksempel gjelde personopplysninger om motparter, kontraktsparter, vitner og andre personer med tilknytning til saksforholdet.

Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med oppdrag for en privat klient har rettslig grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b. For virksomhetskunder og behandling av motparter og andre enkeltpersoner som berøres av saken er det rettslige grunnlaget GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining).

I noen saker får vi også tilgang til sensitive personopplysninger, f.eks. helseopplysninger eller straffedommer og lovovertredelser. I slike tilfeller har behandlingen av opplysningene hjemmel i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11.

Kunnskapsforvaltning: Dokumenter som lages i forbindelse med saksbehandlingen kan bli lagret i anonymisert form i egen database for intern kunnskapsdeling og gjenbruk. Det vil ikke være mulig å identifisere enkeltpersoner i slike dokumenter. Behandlingen er et ledd i vårt arbeid med å forbedre kvaliteten på våre advokattjenester. Rettslig grunnlag for behandlingen følger av GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

Klientadministrasjon. Vi oppretter egne saksmapper for oppdrag som utføres på vegne av klienten i vårt saksbehandlingssystem. Tid og kostnader som er påløpt på en sak registreres i vårt regnskapssystem og danner grunnlaget for fakturering av avregning av vårt salær. Ved timeregistrering og fakturering vil det bli behandlet opplysninger som kan identifisere saken hos klient, for eksempel navn på saken og navn på kontaktperson hos virksomhetsklient.
Rettslig grunnlag for behandlingen av personopplysninger i forbindelse med klientadministrasjon er for virksomhetsklienter hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining), mens det for privatkunder anses som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

Lagring og oppbevaring av saksdokumenter: Personopplysninger lagres så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen eller i lengre tid dersom dette er tillatt eller pålagt i lov.

Vi oppbevarer saksdokumenter i 10 år etter at oppdraget er avsluttet. Lagring i det angitte tidsrommet er vurdert som nødvendig av hensyn både til klienten og for vår egen del, siden det i ettertid kan komme opp spørsmål eller en tvist hvor den informasjonen som er lagret på en sak igjen kan bli aktuell. Alle saksdokumenter lagres/oppbevares sikkert og er underlagt streng tilgangskontroll. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining, jf. den legitime interessen angitt over) og GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11.

Regnskapslovgivning pålegger oss ellers å lagre bestemte regnskapsdokumenter i et nærmere angitt tidsrom. Når et bestemt formål tilsier lagring i et gitt tidsrom, sørger vi for at personopplysningene utelukkende blir benyttet for det aktuelle formålet i dette tidsrommet.

Fakturering: Kontaktopplysninger som er mottatt fra virksomhetskunder benyttes for å merke faktura som sendes til virksomheten dersom klienten ber om dette. For privatkunder, benyttes personens private postadresse for utsendelse av faktura. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) for virksomhetskunder og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (nødvendige for å oppfylle avtalen med den registrerte) for privatkunder.

IT-drift og sikkerhet: Personopplysninger som er lagret i våre IT-systemer vil kunne være tilgjengelige for oss eller for våre leverandører i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 f (interesseavveining, jf. vår legitim interesse knyttet til nevnte aktiviteter) og vår rettslige forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet, jf. GDPR artiklene 32 og 6 nr. 1 bokstav c.

3 Hvem vi deler personopplysninger med
Våre leverandører av IT-tjenester vil kunne ha tilgang til personopplysninger dersom personopplysninger er lagret hos leverandøren eller på annen måte er tilgjengelig for leverandøren i henhold til kontrakten med oss. Leverandørene opptrer i henhold til databehandleravtale og under vår instruks. Leverandøren kan bare benytte personopplysningene for de formålene vi har bestemt og som er beskrevet i denne personvernerklæringen.

Advokater er underlagt en straffesanksjonert taushetsplikt som følger av straffeloven § 111. Alle opplysninger som blir betrodd oss i forbindelse med et oppdrag blir håndtert konfidensielt.

Andre parter, som motparter, domstol og offentlige organer, vil kun få tilgang til personopplysningene i den grad dette er nødvendig for oppdraget.

Vi utleverer ikke personopplysninger i andre tilfeller eller på andre måter enn dem som er beskrevet i denne personvernerklæringen med mindre klienten eksplisitt oppfordrer til eller samtykker til dette eller utleveringen er lovpålagt.

4 Dine rettigheter
Du har rettigheter i personopplysninger som omhandler deg. Hvilke rettigheter du har, avhenger av omstendighetene og kan være begrenset av regler i GDPR, personopplysningsloven eller andre lovbestemmelser. Dersom du vil bruke dine rettigheter kan du ta kontakt med den advokaten som behandler din sak eller daglig leder.

Du har, med visse forbehold, rett til å:

  • Be om innsyn: Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, så langt
    ikke taushetsplikten er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person,
    kan vi stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at identitet verifiseres på annen
    måte.
  • Be om retting eller sletting: Du kan be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller
    be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å
    slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom det er tungtveiende grunner for ikke
    å slette, for eksempel at vi må lagre opplysningene av dokumentasjonshensyn.
  • Dataportabilitet: I noen tilfeller vil du kunne ha adgang til å få utlevert personopplysninger du har
    oppgitt til oss for å få disse overført i et maskinlesbart format til et annet advokatfirma. Dersom det
    er teknisk mulig, vil det i enkelte tilfeller være adgang til å få disse overført direkte til det andre
    firmaet.
  • Trekke tilbake et eventuelt samtykke gitt til Advokatfirmaet Kolbjørnsen Cyvin AS.
    Dersom du har samtykket til vår behandling av personopplysninger, kan du til enhver tid trekke
    tilbake samtykket ved å rette en henvendelse til oss om dette.
  • Protestere mot behandlingen: Dersom behandling av personopplysninger skjer på grunnlag av
    samtykke eller er basert på en interesseavveining, kan du protestere mot behandlingen.
  • Klage til tilsynsmyndigheten: Dersom du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger
    på, kan du sende inn en klage til Datatilsynet.

 

5 Sikkerhet
Vi har etablert prosedyrer for å håndtere personopplysninger på en sikker måte. Tiltakene er både av teknisk, og organisatorisk art. Vi foretar jevnlige vurderinger av sikkerheten i alle sentrale systemer som benyttes for håndtering av personopplysninger, og det er inngått avtaler som pålegger leverandører av slike systemer å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet.

Tilgang til personopplysninger (og klient-/saksinformasjon) er begrenset til personell som har behov for tilgang for å utføre sine oppgaver. Vi har vedtatt interne IT-retningslinjer, og vi foretar jevnlig opplæring av ansatte med hensyn til sikkerhet og bruk av IT-systemer.

6 Endringer i personvernerklæringen
Vi forbeholder oss retten til å gjøre endringer i denne personvernerklæringen fra tid til annen. Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside og vi oppfordrer deg til å gjøre deg kjent med innholdet i erklæringen med jevne mellomrom.

7 Kontakt oss
Dersom du har spørsmål eller kommentarer til vår personvernerklæring eller du vil utøve dine rettigheter, kan du ta kontakt med oss på e-post: post@advokatfirmaetkc.no, telefon: 416 91 123 eller vår postadresse:

Advokatfirmaet Kolbjørnsen Cyvin AS
Kobbes gate 2
7042 Trondheim